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ビジネス英語に関するコラムです。

ビジネスシーンにおける英語での電話対応

ビジネス英会話の中でも重要なのが、電話対応です。
相手の顔が見えないことや、早口で聞き取れなかったりなどいろんな難点が出てきますね。

これは英語に限らず、日本語でも同じです。
実際に会って話せたら、相手の顔を見て表情がわかったり、英語が通じなかった場合でもゼスチャーでなんとか乗り切ったりできますが、電話の対応だとこうは行きません。

ネイティブの電話対応は、プライベートでもビジネスでも日本とは全く異なります。
仕事などで初めてネイティブと電話で対応された方は、おそらくカルチャーショックを受けられたのではないでしょうか?何を隠そうこの私もその中の一人なのです。

その淡々とした対応の仕方、その上とっても早口、電話の切り方の愛想のないこと。
何を言っているのか聞き取るのに精一杯だった私は、あっという間に切られてしまった電話の相手に対し、少々ぶっきら棒な印象すら持ちました。

しかし後で分かったのですが、これは文化の違いなのです。
決して相手がぶっきら棒でも面倒くさがっているのでもなく、電話の対応そのものが日本とは全く違うのです。
とても早口でカジュアルな対応が、どうしても日本人には理解できないかも知れませんが、こちらの話し方にも問題がある場合もあるのです。

私たち日本人は英語を話すとき、なぜか早く言おうと焦りがちです。
特にビジネス英会話の中での電話対応は、だいたいの決まり文句がありますので、それを丸暗記してしまって、緊張と早く切り上げたい一心から、どうしても早口になってしまう人が多いようです。

こちらが早口だと、ネイティブは「あ、この人は英語が達者なのだ」と勘違いしてしまうのです。
そして普通のスピードをはるかに超える速度の英語で、まくし立てられると言うケースがよくあります。

一番いいのは、落ち着いてゆっくり話すこと。
こちらがゆっくり話すだけで、相手もこちらのスピードに合わせてくれるようになることが多いのです。
それだけでもかなり聞き取りが楽になりますし、こちらも余裕を持って対応することが可能になるのです。
これはビジネス上の英会話だけではなく、日常的にネイティブと会話するときも言えます。
外国人が日本語をたどたどしく話すと、こちらもそれに合わせてゆっくり話をしませんか?その心理です。
なので、焦らずゆっくりと落ち着いて話すのが一番のコツだと思います。

あと注意すべき点は、ビジネス英会話の電話対応の場合、担当者の名前を言うとき、日本語では、「山田は」「佐藤は」と呼び捨てにしますが、英語では必ず「Mr.」「Ms.」の敬称を付けて呼びます。
その後は、「He」や「She」の代名詞で受けて会話します。
ここは気をつけてください。

何回か外国人を接待する場に居合わせたことがありますが、向こうも日本人の文化を理解しようと努力している様子が見えました。
日本人が相手に対し、「Bob」や「Mike」と呼んでいるのに対し、彼らは「山田さん」や「佐藤さん」のように、「さん」をつけていたのです。

お互い習慣や文化が違う中でのビジネスをする訳ですから、スムーズに気持ちよく仕事の取引をしたいという気持ちが見えました。
これはビジネスだけに限らす、全てに言えることではないでしょうか?